O documento esquecido que pode custar caro às empresas

A transformação digital trouxe ganhos inegáveis para a gestão da informação. Mas ela também criou uma falsa sensação de segurança: a de que os documentos físicos perderam importância. Não perderam. Em muitas organizações, documentos físicos como contratos, registros trabalhistas e acervos administrativos continuam sendo a última linha de comprovação de direitos, obrigações e decisões.

Essa é uma confusão recorrente. Armazenar é colocar documentos em algum lugar. Conservar é garantir que eles continuem legíveis, íntegros e utilizáveis por tanto tempo quanto a organização precisar deles. A diferença parece apenas conceitual, mas produz consequências concretas. Um documento que não pode ser lido não tem valor probatório, histórico ou operacional. Em outras palavras, um arquivo deteriorado equivale, na prática, a um arquivo perdido.

O erro se torna ainda mais grave porque a deterioração documental costuma ser silenciosa. O papel é uma matéria orgânica que absorve umidade, amarela com a luz, se degrada com o calor e também pode ser atingido por fungos e insetos. Sem intervenção técnica, um documento armazenado simplesmente se deteriora com o tempo. Quando o problema aparece, geralmente já é tarde: a informação continua existindo fisicamente, mas deixou de ser acessível.

Por isso, a discussão sobre conservação documental não deveria estar restrita aos profissionais de arquivo. Trata-se de um tema que envolve governança, gestão de riscos e continuidade operacional. Quando uma empresa descobre durante uma auditoria, uma fiscalização ou uma ação judicial que documentos essenciais se tornaram ilegíveis, o impacto deixa de ser administrativo e passa a afetar diretamente o negócio.

O risco mais comum é o da umidade. Quando ela ultrapassa 65%, o ambiente se torna propício para o aparecimento de fungos como o mofo, que pode comprometer a legibilidade do documento de forma irreversível. Quando combinada ao calor, traças, brocas e cupins podem aparecer, além de roedores que podem destruir documentos. Há ainda um efeito menos visível, mas igualmente danoso: o papel em contato com umidade excessiva torna as fibras quebradiças, comprometendo sua integridade durante o manuseio.

Outro aspecto frequentemente negligenciado é a higienização. A sujeira é o fator que mais afeta os documentos. Poeira, partículas sólidas, resíduos de insetos e fragmentos de borracha de elásticos deteriorados são exemplos de resíduos que, quando acumulam na superfície dos documentos e encontram umidade e calor, desencadeiam reações químicas e biológicas que destroem o papel. Por isso, a higienização preventiva é fundamental para expandir a vida útil dos arquivos físicos, pois remove os principais fatores que contribuem para a degradação do acervo.

O exemplo mais preocupante ocorre quando a deterioração afeta documentos que sustentam direitos e obrigações. Se a versão original de uma minuta ou contrato se encontra registrada em papel que está deteriorado a ponto de ser ilegível, e a digitalização não foi feita a tempo ou não seguiu os padrões técnicos, a organização perde a capacidade de comprovar obrigações, direitos e transações.

O mesmo raciocínio vale para documentos trabalhistas. Uma empresa que mantém documentos trabalhistas em galpão sem climatização pode descobrir, no momento de uma ação judicial, que os registros que comprovariam o pagamento de verbas estão ilegíveis por ação de fungos. Nesse cenário, o prejuízo não está apenas na perda do documento, mas na impossibilidade de comprovar informações essenciais.

Talvez seja hora de abandonar a ideia de que a conservação documental é apenas uma questão de organização. O primeiro ponto importante para a conservação de larga escala é o controle ambiental: o acervo precisa ser mantido em um ambiente climatizado, com temperatura entre 15°C e 22°C e a umidade relativa entre 45% e 60%. Em conjunto com a climatização, elásticos de borracha, grampos metálicos e clipes devem ser removidos e os papéis guardados em caixas de material neutro. Além disso, o controle de acesso físico também é importante: é preciso definir quem pode entrar na área de guarda, em que horários e para que finalidade.

É preciso tratar a segurança documental como uma operação estruturada, com protocolos, infraestrutura e monitoramento contínuo. Mais do que preservar papel, trata-se de preservar informação. E, em um ambiente cada vez mais orientado por compliance, auditorias e gestão de riscos, proteger a informação significa proteger a própria capacidade de uma organização comprovar sua história, seus direitos e suas responsabilidades.

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